Présentation

Ce blog est un résumé des questions et des questions-réponses de notre webinaire de novembre sur le paysage juridique du filtrage sur les réseaux sociaux, dès maintenant disponible pour regarder à la demande ici. Cela se concentre sur le droit américain, mais certains principes peuvent être appliqués ailleurs. Si vous êtes curieux de connaître la loi sur la vérification des antécédents en Amérique centrale et du Sud, consultez ce post informatif de notre partenaire, Latin America Backgrounds.

Le filtrage sur les réseaux sociaux est de plus en plus populaire et important, et le faire correctement, légalement, est primordial. Alors, passons à nos questions et réponses résumées fournies par des experts du secteur. Scott Paler, associé chez Dewitt, LLP et Peigne à lèvres Darrin, PDG de Ferretly.

-Questions Ferretly-

Quels sont les avantages juridiques d'une vérification des antécédents sur les réseaux sociaux ?

Il y a facilement quatre avantages juridiques à effectuer une vérification des antécédents sur les réseaux sociaux.

Évitez les demandes d'embauche négligentes

Le premier est d'aider à éviter les demandes d'embauche négligentes. Lorsque des demandes d'embauche pour négligence sont déposées, elles peuvent être explosives. J'en ai vu un la semaine dernière à Miami qui a abouti à un verdict du jury de 141 millions de dollars. Dans ces situations, un employeur embauche quelqu'un qui fait ensuite quelque chose de terrible, et la question qui se pose est de savoir si l'employeur aurait pu éviter le préjudice s'il avait fait preuve de plus de diligence raisonnable lors de l'embauche. Les vérifications des antécédents sur les réseaux sociaux offrent un moyen d'éviter ce type de risque, car elles fournissent des informations susceptibles d'aider un employeur à éviter de futurs préjudices.

Évitez le plaignant chronique

Le deuxième avantage est d'éliminer les personnes qui se plaignent de façon chronique. Après des années passées à plaider des affaires liées à l'emploi, un point commun se dégage entre les plaignants : ils entrent souvent dans la catégorie des « plaignants chroniques ». Ce sont des personnes qui blâment les circonstances ou les autres pour les problèmes, jamais elles-mêmes. Les vérifications des réseaux sociaux peuvent parfois révéler si une personne appartient à cette catégorie.

Évitez les harceleurs au travail

Le troisième avantage est d'éviter les harceleurs sur le lieu de travail. Les harceleurs sont souvent des récidivistes. Les médias sociaux peuvent permettre de savoir si une personne fait des commentaires ou se comporte de manière à suggérer qu'elle pourrait créer des problèmes de harcèlement sur le lieu de travail.

Surveillez les employés existants

Le quatrième avantage concerne le suivi des employés existants. Les employeurs peuvent effectuer des vérifications des antécédents des employés actuels sur les réseaux sociaux afin d'identifier le harcèlement potentiel ou d'autres problèmes, tels qu'un employé en harcèle un autre via les réseaux sociaux.

La législation fédérale ou étatique interdire-t-elle l'utilisation des réseaux sociaux pour le filtrage des employés ?

Il y a aucune loi fédérale n'interdit aux employeurs de vérifier leurs antécédents sur les réseaux sociaux. Environ 35 États ont des lois qui empêchent les employeurs d'accéder aux pages privées des candidats ou des employés sur les réseaux sociaux. Cependant, ces lois n'empêchent pas les employeurs d'accéder aux informations accessibles au public sur les réseaux sociaux.

Par exemple, certains États comme la Californie et New York interdisent la discrimination fondée sur l'affiliation politique, comme la participation à une manifestation pacifique. Mais les comportements tels que les manifestations violentes ou le harcèlement ne sont pas protégés, et le logiciel de Ferretly permet aux utilisateurs de personnaliser comportements ils apparaissent pour éviter d'enfreindre les lois de l'État.

L'utilisation des réseaux sociaux par les employés soulève-t-elle des préoccupations au titre du titre VII ou des lois nationales sur la discrimination ?

Oui, c'est possible si c'est mal fait. Le titre VII interdit la discrimination, le harcèlement et les représailles sur le lieu de travail et inclut des protections pour les minorités et d'autres groupes. L'un des risques potentiels liés à la vérification des antécédents sur les réseaux sociaux est de révéler des informations sur des caractéristiques protégées, telles que la religion, les problèmes de santé ou les affiliations syndicales d'une personne. Les employeurs ont intérêt à ne pas avoir accès à ce type d'informations, car cela pourrait donner lieu à des accusations de discrimination si le candidat n'est pas embauché.

La meilleure approche consiste à travailler avec un service professionnel de vérification des antécédents sur les réseaux sociaux qui filtre les informations protégées et met l'accent sur les comportements pertinents.

Certaines affaires ont-elles reproché aux employeurs de ne pas avoir pris en compte les réseaux sociaux ?

Oui, ces cas commencent à apparaître. Récemment, le tribunal du neuvième circuit s'est prononcé sur une affaire impliquant un employé dont la page Instagram faisait la promotion de contenus horribles, notamment de violence à l'égard des femmes. Cet employé a également proféré des menaces spécifiques à l'encontre d'un collègue sur sa page. Lorsque l'employeur en a pris connaissance, le tribunal a décidé que l'employeur pouvait être tenu responsable de harcèlement, même si les commentaires avaient été faits en dehors des heures de travail et sur une page privée de réseau social. Le tribunal a conclu que les employeurs devaient enquêter sur le contenu des réseaux sociaux qui a une incidence sur les conditions d'emploi, même s'il est diffusé en dehors du lieu de travail. Cela indique que les médias sociaux sont en train de devenir une considération importante pour les employeurs qui évaluent la gestion des risques.

Pourquoi les employeurs devraient-ils envisager d'externaliser la vérification des antécédents sur les réseaux sociaux ?

La raison numéro un est éliminer les biais. Un ensemble cohérent de règles et de valeurs doit être appliqué dans l'ensemble de l'organisation. Par exemple, un gérant de magasin de l'Arkansas peut évaluer les profils LinkedIn ou Facebook des candidats différemment d'un gérant de magasin de Boston. L'externalisation garantit la cohérence du processus.

L'efficacité et la rigueur sont d'autres raisons essentielles. Les services de dépistage professionnels garantissent un niveau de précision plus élevé. En outre, en vertu de la Fair Credit Reporting Act (FCRA), l'externalisation fournit aux candidats un mécanisme leur permettant de contester toute erreur contenue dans le rapport. Sans externalisation, un examen ad hoc effectué par un responsable de magasin pourrait entraîner des erreurs, telles que la révision d'un mauvais profil.

Un bon fournisseur de services de dépistage filtre également les informations que les employeurs ne devraient pas voir, telles que les problèmes de santé ou les affiliations syndicales. Cela permet d'atténuer les risques et de garantir le respect de la législation du travail.

Comment les entreprises de vérification des antécédents sur les réseaux sociaux savent-elles si elles ont la bonne personne ?

Il s'agit d'un processus en plusieurs étapes. Chez Ferretly, par exemple, nous utilisons la technologie pour identifier les profils de réseaux sociaux qui correspondent au candidat. La technologie recherche des identifiants tels que le nom, le lieu, l'employeur, l'adresse e-mail ou d'autres attributs uniques. Nous visons un niveau de confiance élevé, en exigeant qu'au moins trois identifiants uniques correspondent avant d'inclure un profil dans le rapport. Si la confiance n'est pas suffisamment élevée, le profil est exclu.

De plus, des analystes certifiés examinent les résultats pour en garantir l'exactitude. Bien qu'aucun processus ne soit parfait, nous nous efforçons de minimiser les erreurs. Si une correspondance de profil est contestée, un processus est mis en place pour réexaminer et corriger toute inexactitude.

Quels sont les sites ou les plateformes de réseaux sociaux que les agences de sélection consultent habituellement, et jusqu'où remontent-ils ?

Le filtrage des réseaux sociaux cible généralement les plateformes les plus utilisées, c'est-à-dire celles qui comptent des centaines de millions d'utilisateurs actifs au quotidien. Chez Ferretly, nous nous concentrons sur sept plateformes qui représentent environ 95 % des utilisateurs de réseaux sociaux dans le monde : Facebook, X, Instagram, Reddit, TikTok, LinkedIn et TikTok.

En ce qui concerne la durée de la rétrosélection, la FCRA limite généralement les évaluations à sept ans à des fins d'emploi. Toutefois, des exceptions peuvent s'appliquer en fonction du cas d'utilisation ou de la nature du dépistage.

La Fair Credit Reporting Act (FCRA) s'applique-t-elle aux vérifications sur les réseaux sociaux ?

Oui, la FCRA s'applique lorsque des contrôles sur les réseaux sociaux sont effectués à des fins d'emploi. La loi régit la manière dont les entreprises de vérification des antécédents, connues sous le nom d'agences de renseignements sur les consommateurs, et les employeurs utilisent et traitent les informations. Les employeurs doivent suivre des procédures spécifiques pour garantir la conformité.

Si la FCRA s'applique, quelles procédures les employeurs doivent-ils suivre ?

La FCRA impose deux exigences procédurales principales :

1. Consentement écrit: Les employeurs doivent informer le candidat ou l'employé qu'une vérification des antécédents sera effectuée et obtenir son autorisation écrite pour procéder. Cette divulgation doit être conforme aux lois fédérales, nationales et locales.
2. Processus d'action indésirable: Si un employeur décide de prendre des mesures défavorables sur la base de la vérification des antécédents, il doit suivre une procédure spécifique. Tout d'abord, ils émettent un avis préalable à l'action défavorable, qui comprend une copie du rapport et un résumé des droits de l'individu en vertu de la FCRA. L'employeur doit prévoir un délai d'attente (généralement cinq jours ouvrables) pour permettre à la personne de contester les inexactitudes contenues dans le rapport. Si l'employeur prend des mesures défavorables, il doit envoyer un avis final expliquant sa décision et les droits de l'individu.

Les employeurs qui adoptent ces processus les trouvent généralement simples une fois mis en œuvre.

Lorsque vous parlez aux employeurs, avez-vous tendance à les encourager à effectuer un filtrage sur les réseaux sociaux ?

Oui, pour plusieurs raisons. Les réseaux sociaux offrent un aperçu unique et sans faille du comportement et du caractère des candidats en dehors du processus d'entretien structuré. Il donne un aperçu de la façon dont ils agissent lorsqu'ils ne présentent pas « le meilleur d'eux-mêmes ».

Cela dit, il est essentiel de procéder au filtrage des réseaux sociaux de la bonne manière. Des contrôles bâclés ou incohérents peuvent créer des risques inutiles. Le partenariat avec un service professionnel garantit que les dépistages sont effectués efficacement et conformément aux normes légales.

-Questions des participants-

Quand les employeurs devraient-ils intégrer le filtrage des réseaux sociaux dans le processus de recrutement ?

Cela dépend des objectifs de l'employeur et de sa tolérance au risque. Certains préconisent de procéder à des filtrages au stade de l'offre conditionnelle, conformément à la manière dont les vérifications des antécédents judiciaires sont généralement effectuées. D'autres pensent qu'une sélection plus précoce est plus utile, car elle peut éclairer les décisions plus tôt dans le processus d'embauche.

Il n'existe pas de réponse universelle, mais la meilleure approche permet d'équilibrer la conformité, la gestion des risques et les besoins organisationnels.

La distinction entre les réseaux sociaux publics et privés a-t-elle fait l'objet d'un litige ?

La distinction a été abordée dans les contextes législatif et judiciaire. En règle générale, les médias sociaux accessibles au public, c'est-à-dire le contenu accessible sans connexion ni autorisations spécifiques, sont considérés comme équitables pour les employeurs. En revanche, le contenu caché derrière un mur protégé par mot de passe ou partagé en privé est généralement interdit à moins que la personne n'y consente.

Par exemple, un cas du neuvième circuit récemment défini les réseaux sociaux publics comme tout contenu accessible sans connexion, tels que des publications visibles dans le monde entier ou intégrées sur des sites Web externes. Cette clarté est utile, en particulier dans le contexte de la confidentialité des données et de l'utilisation des réseaux sociaux.

Quel est le rôle des différences culturelles et générationnelles dans l'évaluation du comportement sur les réseaux sociaux ? Comment éviter de mal juger les actions de quelqu'un ?

Du point de vue des fournisseurs de services de dépistage, nous ne portons aucun jugement. Nous nous en tenons à des classifications et à des définitions prédéfinies, afin de garantir l'objectivité. Par exemple, nous identifions le contenu qui correspond à des catégories telles que les préjugés ou les discours de haine sur la base de critères explicites. L'objectif n'est pas de décider si quelque chose est « bon » ou « mauvais », mais de présenter un contenu qui répond aux critères spécifiés.

Les employeurs ou les lecteurs des rapports peuvent faire preuve de leur propre jugement lorsqu'ils examinent le contenu signalé. Cela est intrinsèquement subjectif, comme c'est le cas pour d'autres aspects du processus d'embauche. Les employeurs doivent évaluer si les comportements signalés sont conformes aux valeurs, à la culture et aux politiques de leur entreprise.

En fin de compte, il s'agit de trouver un équilibre. Les prestataires de services de dépistage fournissent les données de manière objective, tandis que les employeurs les interprètent en fonction de leurs normes organisationnelles.

Les prestataires de services de dépistage visent l'objectivité, en s'appuyant sur des classifications définies telles que le discours de haine, la violence ou les préjugés. L'objectif est de signaler le contenu qui correspond à ces critères, et non de porter des jugements subjectifs.

Comment les comptes sont-ils gérés s'ils sont cachés ou privés, de sorte qu'aucune information réelle ne peut être trouvée ?

Si un compte est privé et détectable, nous l'incluons tout de même dans le rapport s'il répond à nos critères de confidentialité, mais nous indiquons clairement qu'il est privé et qu'il n'a pas pu être entièrement analysé. Nous documentons également toutes les informations que nous pouvons glaner, telles que les détails biographiques ou les indicateurs d'engagement, tout en respectant les limites de confidentialité.

Quelles sont les stratégies les plus efficaces pour identifier et atteindre le public cible des produits de filtrage sur les réseaux sociaux ?

Cela dépend de l'acheteur et du cas d'utilisation. Par exemple :

• Dans le domaine du divertissement, la réputation de la marque est une préoccupation majeure. Le personnel marketing peut rechercher des outils pour contrôler les influenceurs.
• En athlétisme universitaire, les équipes de communication numérique peuvent utiliser le filtrage pour protéger leurs programmes.
• Dans le cadre de la sélection des ressources humaines ou des antécédents, cela peut impliquer l'atténuation des risques ou un alignement culturel.

L'essentiel est d'adapter votre message aux problèmes spécifiques de chaque segment d'audience. Différents secteurs et rôles donneront la priorité à différentes propositions de valeur.

La génération Z n'est pas aussi publique sur les réseaux sociaux avec ses noms complets et ses visages que les générations plus âgées. Comment comptez-vous vous adresser aux jeunes qui utilisent des comptes Burner ou Finstas de manière malveillante ?

Il ne s'agit pas encore d'une tendance significative que nous ayons observée. Alors que certaines personnes utilisent des comptes privés ou des comptes personnels, de nombreuses jeunes générations conservent toujours des profils publics, en particulier sur des plateformes comme Instagram et TikTok, où elles recherchent visibilité et engagement.

Toutefois, en abordant comptes Burner ou les comportements cachés constituent un défi. Le processus implique l'utilisation de techniques de recherche avancées et d'analystes humains pour identifier les liens potentiels entre les comptes et les individus. Bien qu'aucun système ne soit parfait, les améliorations continues apportées à l'IA et à l'analytique contribuent à améliorer la précision.

Pouvez-vous fournir un cas d'utilisation d'une vérification des réseaux sociaux qui ne relève pas de la FCRA ?

La FCRA s'applique généralement à des fins d'emploi, de licences, d'assurance et de crédit. Par exemple, si une entreprise effectue une vérification sur les réseaux sociaux pour contrôler la réputation d'une personnalité publique représentant sa marque, cela pourrait ne pas relever de la FCRA car cela n'est pas lié à l'emploi ou à l'un des autres objectifs autorisés.

Cela dit, de nombreuses organisations supposent que la FCRA s'applique pour faire preuve de prudence, même dans des situations ambiguës.

La FCRA s'appliquerait-elle aux chèques volontaires ?

Oui, le consensus général est que les chèques de bénévolat relèvent du volet des objectifs de la FCRA en matière d'emploi. Bien que le terme « bénévolat » ne ressemble pas à un emploi, les avis consultatifs fédéraux ont largement interprété la loi pour inclure ces scénarios. Pour l'instant, il est plus sûr de supposer que la conformité à la FCRA est requise.

Certains de ces contrôles peuvent-ils être gérés par des tiers dans le cadre d'une enquête ?

Oui, cela dépend du contexte. Par exemple :

• Si un employé fait part de ses préoccupations concernant une activité inappropriée sur les réseaux sociaux de la part d'un collègue, le dépistage peut faire partie d'une enquête interne.
• Si le problème implique un litige après le départ de l'employé, l'objectif autorisé par la FCRA devient moins clair et il peut être nécessaire de consulter un avocat pour déterminer la marche à suivre.

En fin de compte, cela dépend de chaque cas, et la prudence est essentielle pour rester en conformité.

À quoi ressemble la procédure de règlement des litiges pour les vérifications sur les réseaux sociaux ?

Le processus reflète les litiges classiques relatifs à la vérification des antécédents :

1. La personne conteste l'exactitude ou l'exhaustivité du rapport.
2. Le fournisseur de services de sélection réexamine le problème, en se concentrant sur la correspondance (est-ce la bonne personne ?) ou le contenu (les informations signalées sont-elles exactes ?).
3. Une fois le litige résolu, le prestataire communique les résultats à la fois à la personne et à l'employeur.

Les litiges sont rares mais impliquent généralement une erreur d'identité ou un contenu mal attribué. Des processus robustes et des analystes humains minimisent les erreurs.

Quels sites ou plateformes de réseaux sociaux Ferretly envisage-t-il d'ajouter, tels que Telegram ?

Nous évaluons constamment les nouvelles plateformes en fonction de leur base d'utilisateurs et de leur pertinence. Des plateformes comme Telegram, BlueSky ou Threads sont sur notre radar, mais elles ont actuellement des taux d'adoption inférieurs à ceux des principales plateformes que nous couvrons.

Au premier trimestre de l'année prochaine, nous prévoyons de déployer l'analyse vidéo, y compris sur des plateformes telles que YouTube, afin d'étendre notre couverture.

Conclusions

Le paysage juridique de la vérification des antécédents sur les réseaux sociaux est en effet navigable. Si vous avez des doutes ou si vous avez des questions, contactez notre co-présentateur de ce webinaire, Scott Paler chez DeWitt LLP qui se spécialise dans le droit du travail, notamment en matière de vérification des antécédents. Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Ferretly peut rationaliser votre filtrage sur les réseaux sociaux, planifiez une démonstration rapide avec notre équipe!

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