Einführung

Dieser Blog ist eine Zusammenfassung unserer Fragen und Fragen und Antworten zum rechtlichen Umfeld des Screenings in sozialen Netzwerken vom November — jetzt hier auf Abruf zum Anschauen. Dies konzentriert sich auf das in den USA ansässige Recht, aber einige Grundsätze können auch anderswo angewendet werden. Wenn Sie sich für die Überprüfung der rechtlichen Hintergründe in Mittel- und Südamerika interessieren, schau dir diesen informativen Beitrag an von unserem Partner Latin America Backgrounds.

Das Screening in sozialen Medien wird immer beliebter und wichtiger, und es ist von größter Bedeutung, es richtig zu machen — legal. Also weiter zu unseren Fragen und zusammengefassten Antworten von Branchenexperten Scott Paler, Partner bei Dewitt, LLP und Darrin Lipscomb, CEO von Ferretly.

-Fressliche Fragen-

Was sind die rechtlichen Vorteile einer Social-Media-Hintergrundüberprüfung?

Die Durchführung einer Social-Media-Hintergrundüberprüfung bietet mit Sicherheit vier rechtliche Vorteile.

Vermeiden Sie fahrlässige Einstellungsansprüche

Die erste besteht darin, fahrlässige Einstellungsansprüche zu vermeiden. Wenn Ansprüche wegen fahrlässiger Einstellung auftauchen, können sie explosiv sein. Ich habe letzte Woche in Miami einen gesehen, der zu einem Urteil der Jury in Höhe von 141 Millionen Dollar führte. In diesen Situationen stellt ein Arbeitgeber jemanden ein, der dann etwas Schreckliches tut, und es stellt sich die Frage, ob der Arbeitgeber den Schaden hätte vermeiden können, wenn er bei der Einstellung mehr Sorgfalt walten lassen hätte. Hintergrundüberprüfungen in sozialen Netzwerken bieten eine Möglichkeit, diese Art von Risiko zu vermeiden, da sie Erkenntnisse liefern, die einem Arbeitgeber helfen könnten, zukünftigen Schaden abzuwenden.

Vermeiden Sie den chronischen Beschwerdeführer

Der zweite Vorteil besteht darin, den chronischen Beschwerdeführer auszusortieren. Nach jahrelangen Rechtsstreitigkeiten in arbeitsrechtlichen Fällen zeichnet sich unter den Klägern ein roter Faden ab: Sie lassen sich häufig in die Kategorie der „chronischen Beschwerdeführer“ einordnen. Dabei handelt es sich um Personen, die Umstände oder andere für Probleme verantwortlich machen, niemals sich selbst. Social-Media-Checks können manchmal zeigen, ob jemand in diese Kategorie passt.

Vermeiden Sie Belästiger am Arbeitsplatz

Der dritte Vorteil ist die Vermeidung von Belästigern am Arbeitsplatz. Belästiger sind oft Wiederholungstäter. Soziale Medien können Aufschluss darüber geben, ob jemand Kommentare oder Verhaltensweisen abgibt, die darauf hindeuten, dass er am Arbeitsplatz zu Belästigungsproblemen führen könnte.

Überwachen Sie bestehende Mitarbeiter

Der vierte Vorteil bezieht sich auf die Überwachung vorhandener Mitarbeiter. Arbeitgeber können aktuelle Mitarbeiter in sozialen Netzwerken überprüfen, um potenzielle Belästigungen oder andere Probleme zu erkennen, z. B. wenn ein Mitarbeiter einen anderen über soziale Medien belästigt.

Verbietet das Bundes- oder Landesgesetz die Nutzung sozialer Medien zur Überprüfung von Mitarbeitern?

Es gibt kein Bundesgesetz, das Arbeitgebern verbietet, Hintergrundüberprüfungen in sozialen Medien durchzuführen. In etwa 35 Bundesstaaten gibt es Gesetze, die Arbeitgeber daran hindern, auf private Social-Media-Seiten von Bewerbern oder Arbeitnehmern zuzugreifen. Diese Gesetze hindern Arbeitgeber jedoch nicht daran, auf öffentlich zugängliche Informationen in sozialen Medien zuzugreifen.

Einige Bundesstaaten wie Kalifornien und New York verbieten beispielsweise Diskriminierung aufgrund der politischen Zugehörigkeit, beispielsweise die Teilnahme an einem friedlichen Protest. Verhalten wie gewaltsame Proteste oder Belästigungen sind jedoch nicht geschützt, und die Software von Ferretly ermöglicht es den Benutzern, individuell zu gestalten, was Verhaltensweisen sie tauchen auf, um nicht gegen staatliche Gesetze zu verstoßen.

Gibt die Nutzung sozialer Medien durch Mitarbeiter Anlass zu Bedenken im Rahmen von Titel VII oder den staatlichen Diskriminierungsgesetzen?

Ja, es kann, wenn es schlecht gemacht wird. Titel VII verbietet Diskriminierung, Belästigung und Vergeltungsmaßnahmen am Arbeitsplatz und beinhaltet den Schutz von Minderheiten und anderen Gruppen. Ein potenzielles Risiko bei der Durchführung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung in sozialen Netzwerken besteht darin, Informationen über geschützte Merkmale wie Religion, Gesundheitszustand oder Gewerkschaftszugehörigkeit einer Person preiszugeben. Arbeitgeber sind besser dran, wenn sie diese Art von Informationen nicht sehen, da dies zu Diskriminierungsvorwürfen führen könnte, wenn der Kandidat nicht eingestellt wird.

Der beste Ansatz ist arbeiten Sie mit einem professionellen Social-Media-Background-Screening-Service zusammen das filtert geschützte Informationen heraus und konzentriert sich auf relevante Verhaltensweisen.

Haben Arbeitgeber in Fällen vorgeworfen, soziale Medien nicht in Betracht gezogen zu haben?

Ja, diese Fälle tauchen allmählich auf. Vor Kurzem entschied das Neunte Bezirksgericht in einem Fall, in dem es um einen Mitarbeiter ging, der eine Instagram-Seite hatte, auf der schreckliche Inhalte, darunter Gewalt gegen Frauen, beworben wurden. Dieser Mitarbeiter drohte einem Kollegen auf seiner Seite auch ausdrücklich. Als der Arbeitgeber davon erfuhr, entschied das Gericht, dass der Arbeitgeber für Belästigungen haftbar gemacht werden kann, obwohl die Kommentare außerhalb des Dienstes und auf einer privaten Social-Media-Seite veröffentlicht wurden. Das Gericht kam zu dem Schluss, dass Arbeitgeber Inhalte in sozialen Netzwerken untersuchen müssen, die sich auf die Beschäftigungsbedingungen beziehen, auch wenn sie außerhalb des Arbeitsplatzes vorkommen. Dies signalisiert, dass soziale Medien für Arbeitgeber bei der Bewertung des Risikomanagements immer wichtiger werden.

Warum sollten Arbeitgeber erwägen, Backgroundchecks für soziale Medien auszulagern?

Der Hauptgrund ist Vorurteile beseitigen. Ein einheitliches Regelwerk und Werte müssen in der gesamten Organisation angewendet werden. Zum Beispiel könnte ein Filialleiter in Arkansas die LinkedIn- oder Facebook-Profile der Kandidaten anders bewerten als ein Filialleiter in Boston. Outsourcing gewährleistet die Konsistenz des Prozesses.

Effizienz und Gründlichkeit sind weitere wichtige Gründe. Professionelle Screening-Dienste sorgen für ein höheres Maß an Genauigkeit. Darüber hinaus bietet Outsourcing gemäß dem Fair Credit Reporting Act (FCRA) einen Mechanismus, mit dem Kandidaten alle falschen Feststellungen im Bericht anfechten können. Ohne Outsourcing könnte eine Ad-hoc-Überprüfung durch einen Filialleiter zu Fehlern führen, z. B. zur Überprüfung des falschen Profils.

Ein guter Screening-Anbieter filtert auch Informationen heraus, die Arbeitgeber nicht sehen sollten, z. B. Erkrankungen oder Gewerkschaftszugehörigkeit. Dies trägt zur Risikominderung bei und gewährleistet die Einhaltung der Arbeitsgesetze.

Woher wissen Unternehmen, die den Hintergrund in sozialen Netzwerken überprüfen, ob sie die richtige Person haben?

Es ist ein mehrstufiger Prozess. Bei Ferretly verwenden wir beispielsweise Technologie, um Social-Media-Profile zu identifizieren, die zum Kandidaten passen. Die Technologie sucht nach Identifikatoren wie Name, Standort, Arbeitgeber, E-Mail oder anderen eindeutigen Attributen. Wir streben ein hohes Maß an Vertrauen an und müssen mindestens drei eindeutige Identifikatoren abgleichen, bevor ein Profil in den Bericht aufgenommen wird. Wenn das Konfidenzniveau nicht hoch genug ist, wird das Profil ausgeschlossen.

Darüber hinaus überprüfen zertifizierte Analysten die Ergebnisse, um die Richtigkeit sicherzustellen. Obwohl kein Prozess perfekt ist, bemühen wir uns, Fehler zu minimieren. Wenn eine Profilübereinstimmung bestritten wird, gibt es ein Verfahren zur erneuten Untersuchung und Korrektur eventueller Ungenauigkeiten.

Welche Social-Media-Sites oder -Plattformen überprüfen Screening-Unternehmen in der Regel und wie weit gehen sie zurück?

Das Screening sozialer Medien richtet sich in der Regel an die am häufigsten verwendeten Plattformen und deckt solche ab, auf denen täglich Hunderte Millionen aktive Nutzer aktiv sind. Bei Ferretly konzentrieren wir uns auf sieben Plattformen, auf die etwa 95% der Social-Media-Nutzer weltweit entfallen: Facebook, X, Instagram, Reddit, TikTok, LinkedIn und TikTok.

Hinsichtlich der Frage, wie weit das Screening zurückreicht, begrenzt die FCRA die Überprüfungen aus Beschäftigungsgründen in der Regel auf sieben Jahre. Je nach Anwendungsfall oder Art des Screenings können jedoch Ausnahmen gelten.

Gilt der Fair Credit Reporting Act (FCRA) für Social-Media-Checks?

Ja, die FCRA gilt, wenn Social-Media-Checks zu Beschäftigungszwecken durchgeführt werden. Das Gesetz regelt, wie Unternehmen, die als Verbraucherauskunfteien bekannt sind, und Arbeitgeber die Informationen verwenden und verarbeiten. Arbeitgeber müssen bestimmte Verfahren einhalten, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Welche Verfahren müssen Arbeitgeber einhalten, wenn sich die FCRA bewirbt?

Die FCRA sieht vor allem zwei verfahrenstechnische Anforderungen vor:

1. Schriftliche Zustimmung: Der Arbeitgeber muss dem Kandidaten oder Arbeitnehmer mitteilen, dass eine Zuverlässigkeitsüberprüfung durchgeführt wird, und seine schriftliche Genehmigung einholen, um fortzufahren. Diese Offenlegung muss den Gesetzen auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene entsprechen.
2. Prozess unerwünschter Wirkungen: Wenn ein Arbeitgeber aufgrund der Zuverlässigkeitsüberprüfung beschließt, negative Maßnahmen zu ergreifen, muss er ein bestimmtes Verfahren einhalten. Zunächst geben sie eine Mitteilung über Nebenwirkungen heraus, die eine Kopie des Berichts und eine Zusammenfassung der Rechte des Einzelnen gemäß der FCRA enthält. Der Arbeitgeber muss eine Wartezeit (in der Regel fünf Arbeitstage) vorsehen, damit die Person Ungenauigkeiten im Bericht anfechten kann. Wenn der Arbeitgeber negative Maßnahmen ergreift, muss er eine letzte Mitteilung senden, in der er seine Entscheidung und die Rechte des Einzelnen darlegt.

Arbeitgeber, die diese Prozesse einführen, finden sie in der Regel einfach, sobald sie implementiert sind.

Wenn Sie mit Arbeitgebern sprechen, ermutigen Sie sie dazu, Social Media Screening durchzuführen?

Ja, aus mehreren Gründen. Soziale Medien bieten einen einzigartigen, ungeschminkten Einblick in das Verhalten und den Charakter der Kandidaten außerhalb des strukturierten Interviewprozesses. Es gibt Aufschluss darüber, wie sie sich verhalten, wenn sie nicht ihr „bestes Ich“ präsentieren.

Allerdings ist es wichtig, das Social-Media-Screening auf die richtige Art und Weise durchzuführen. Schlampige oder inkonsistente Kontrollen können zu unnötigen Risiken führen. Die Zusammenarbeit mit einem professionellen Service stellt sicher, dass die Vorsorgeuntersuchungen effektiv und unter Einhaltung der gesetzlichen Standards durchgeführt werden.

-Fragen der Teilnehmer-

Wann sollten Arbeitgeber Social Media Screening in den Einstellungsprozess einbeziehen?

Dies hängt von den Zielen und der Risikotoleranz des Arbeitgebers ab. Einige befürworten die Durchführung von Vorsorgeuntersuchungen bereits in der Phase des Angebots mit Auflagen und orientieren sich dabei an der Art und Weise, wie kriminalpolizeiliche Überprüfungen üblicherweise gehandhabt werden. Andere sind der Ansicht, dass ein früheres Screening mehr Wert bietet, da es zu einem früheren Zeitpunkt des Einstellungsprozesses als Grundlage für Entscheidungen dienen kann.

Es gibt keine allgemeingültige Antwort, aber der beste Ansatz bringt Compliance, Risikomanagement und organisatorische Anforderungen in Einklang.

Wurde die Unterscheidung zwischen öffentlichen und privaten sozialen Medien verhandelt?

Der Unterschied wurde im gesetzgeberischen und gerichtlichen Kontext behandelt. Im Allgemeinen gelten öffentlich zugängliche soziale Medien — Inhalte, auf die ohne Anmeldung oder besondere Genehmigungen zugegriffen werden kann — als Freispiel für Arbeitgeber. Im Gegensatz dazu sind Inhalte, die sich hinter einer passwortgeschützten Pinnwand befinden oder privat geteilt werden, in der Regel tabu, es sei denn, die Person stimmt ihrer Überprüfung zu.

Zum Beispiel ein kürzlich definierter Fall für den Ninth Circuit öffentliche soziale Medien als alle Inhalte, auf die ohne Anmeldung zugegriffen werden kann, z. B. Beiträge, die für die ganze Welt sichtbar oder auf externen Websites eingebettet sind. Diese Klarheit ist hilfreich, insbesondere im Zusammenhang mit Datenschutz und der Nutzung sozialer Medien.

Welche Rolle spielen kulturelle und generationelle Unterschiede bei der Bewertung des Verhaltens in sozialen Medien? Wie vermeidet man es, die Handlungen einer Person falsch einzuschätzen?

Aus Sicht eines Screening-Anbieters fällen wir keine Urteile. Wir halten uns an vordefinierte Klassifizierungen und Definitionen, um Objektivität zu gewährleisten. Beispielsweise identifizieren wir Inhalte, die Kategorien wie Vorurteilen oder Hassreden entsprechen, anhand expliziter Kriterien. Das Ziel besteht nicht darin, zu entscheiden, ob etwas „gut“ oder „schlecht“ ist, sondern darin, Inhalte anzuzeigen, die den angegebenen Kriterien entsprechen.

Arbeitgeber oder Leser der Berichte können bei der Überprüfung der markierten Inhalte ihr eigenes Urteilsvermögen anwenden. Dies ist von Natur aus subjektiv, ähnlich wie in anderen Teilen des Einstellungsprozesses. Arbeitgeber müssen beurteilen, ob das gemeldete Verhalten den Werten, der Kultur und den Richtlinien ihres Unternehmens entspricht.

Letztlich geht es darum, ein Gleichgewicht zu finden. Die Screening-Anbieter liefern die Daten objektiv, während die Arbeitgeber sie unter Berücksichtigung ihrer organisatorischen Standards interpretieren.

Screening-Anbieter streben nach Objektivität und stützen sich dabei auf definierte Klassifizierungen wie Hassreden, Gewalt oder Vorurteile. Ziel ist es, Inhalte zu kennzeichnen, die diesen Kriterien entsprechen, und nicht, subjektive Urteile zu fällen.

Wie werden Konten behandelt, wenn sie versteckt oder privat sind, sodass keine echten Informationen gefunden werden können?

Wenn ein Konto privat und auffindbar ist, nehmen wir es trotzdem in den Bericht auf, sofern es unsere Vertraulichkeitskriterien erfüllt. Wir weisen jedoch deutlich darauf hin, dass es privat ist und nicht vollständig analysiert werden konnte. Wir dokumentieren auch alle Informationen, die wir sammeln können, wie etwa Angaben zur Biographie oder Kennzahlen zum Engagement, und respektieren dabei die Datenschutzbeschränkungen.

Was sind die effektivsten Strategien, um die Zielgruppe für Social-Media-Screening-Produkte zu identifizieren und zu erreichen?

Das hängt vom Käufer und vom Anwendungsfall ab. Zum Beispiel:

• In der Unterhaltungsbranche ist der Ruf einer Marke ein zentrales Anliegen. Marketingmitarbeiter suchen möglicherweise nach Tools, um Influencer zu überprüfen.
• In der Leichtathletik an Hochschulen können Teams für digitale Kommunikation Screenings einsetzen, um ihre Programme zu schützen.
• Bei Personal- oder Hintergrunduntersuchungen kann dies eine Risikominderung oder eine kulturelle Anpassung beinhalten.

Der Schlüssel liegt darin, Ihre Botschaft auf die spezifischen Schmerzpunkte der einzelnen Zielgruppensegmente zuzuschneiden. Verschiedene Branchen und Rollen werden unterschiedliche Wertversprechen priorisieren.

Die Generation Z ist in den sozialen Medien mit vollständigen Namen und Gesichtern nicht so öffentlich wie ältere Generationen. Wie wollen Sie jüngere Menschen ansprechen, die in böswilliger Absicht Burner-Accounts oder Finstas verwenden?

Dies ist kein signifikanter Trend, den wir noch beobachtet haben. Während einige Personen private Konten oder Burner-Accounts verwenden, pflegen viele der jüngeren Generationen immer noch öffentliche Profile, insbesondere für Plattformen wie Instagram und TikTok, auf denen sie nach Sichtbarkeit und Engagement suchen.

Adressierung Burner-Konten oder verstecktes Verhalten ist eine Herausforderung. Der Prozess beinhaltet den Einsatz fortschrittlicher Suchtechniken und menschlicher Analysten, um potenzielle Verbindungen zwischen Konten und Personen zu identifizieren. Zwar ist kein System perfekt, aber kontinuierliche Verbesserungen in den Bereichen KI und Analytik tragen zur Erhöhung der Genauigkeit bei.

Können Sie einen Anwendungsfall für einen Social-Media-Check angeben, der nicht unter FCRA fällt?

Die FCRA gilt im Allgemeinen für Beschäftigungs-, Lizenz-, Versicherungs- und Kreditzwecke. Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen Social-Media-Check durchführt, um den Ruf einer Person des öffentlichen Lebens, die seine Marke vertritt, zu überprüfen, könnte dies nicht unter die FCRA fallen, da es nicht an eine Beschäftigung oder einen der anderen zulässigen Zwecke gebunden ist.

Allerdings gehen viele Unternehmen davon aus, dass FCRA auch in mehrdeutigen Situationen Vorsicht walten lässt.

Würde FCRA für Freiwilligenschecks gelten?

Ja, es besteht allgemeiner Konsens darüber, dass freiwillige Schecks unter die Beschäftigungszwecke der FCRA fallen. „Freiwillig“ klingt vielleicht nicht nach einer Anstellung, aber in Gutachten des Bundes wurde das Gesetz weit ausgelegt, sodass es auch diese Szenarien einschließt. Im Moment ist es am sichersten, davon auszugehen, dass die FCRA-Konformität erforderlich ist.

Können einige dieser Überprüfungen während einer Untersuchung von Dritten durchgeführt werden?

Ja, je nach Kontext. Zum Beispiel:

• Wenn ein Mitarbeiter Bedenken hinsichtlich unangemessener Aktivitäten eines Kollegen in sozialen Medien äußert, kann das Screening Teil einer internen Untersuchung sein.
• Wenn es sich um einen Rechtsstreit handelt, nachdem der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, wird der zulässige Zweck nach FCRA weniger klar, und es kann erforderlich sein, einen Rechtsbeistand hinzuzuziehen, um zu entscheiden, wie weiter vorzugehen ist.

Letztlich ist es fallspezifisch, und Vorsicht ist der Schlüssel zur Einhaltung der Vorschriften.

Wie sieht das Streitverfahren für Social-Media-Checks aus?

Der Prozess spiegelt Standardstreitigkeiten bei der Hintergrundüberprüfung wider:

1. Die Person erhebt einen Streit über die Richtigkeit oder Vollständigkeit des Berichts.
2. Der Screening-Anbieter untersucht das Problem erneut und konzentriert sich dabei auf entweder das Spiel (ist das die richtige Person?) oder den Inhalt (sind die markierten Informationen korrekt?).
3. Nach der Beilegung des Streits teilt der Anbieter die Ergebnisse sowohl der Einzelperson als auch dem Arbeitgeber mit.

Streitigkeiten sind selten, beinhalten aber in der Regel eine falsche Identität oder falsch zugeschriebene Inhalte. Starke Prozesse und menschliche Analysten minimieren Fehler.

Welche Social-Media-Sites oder -Plattformen plant Ferretly hinzuzufügen, z. B. Telegram?

Wir evaluieren ständig neue Plattformen anhand ihrer Nutzerbasis und Relevanz. Plattformen wie Telegram, BlueSky oder Threads sind auf unserem Radar, haben aber derzeit im Vergleich zu den wichtigsten Plattformen, die wir abdecken, niedrigere Akzeptanzraten.

Im ersten Quartal des nächsten Jahres planen wir die Einführung von Videoanalysen, einschließlich Plattformen wie YouTube, um unsere Reichweite zu erweitern.

Schlüsse

Die Rechtslandschaft der Hintergrundüberprüfungen in sozialen Medien ist in der Tat überschaubar. Wenn Sie Bedenken oder Fragen haben, wenden Sie sich an unseren Co-Moderator dieses Webinars. Scott Paler bei DeWitt LLP der sich auf Arbeitsrecht spezialisiert hat, insbesondere auf Hintergrunduntersuchungen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Ferretly Ihr Social-Media-Screening optimieren kann, vereinbaren Sie eine kurze Demo mit unserem Team!

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