Was ist eine Hintergrundüberprüfung? Umfassender Leitfaden

Eine Zuverlässigkeitsüberprüfung ist ein Verfahren, das von einer Organisation oder Einzelperson verwendet wird, um zu überprüfen, ob eine Person die ist, für die sie sich ausgibt., und um ihre bisherigen Leistungen zu überprüfen, einschließlich der Bestätigung ihrer Ausbildung, ihres beruflichen Werdegangs und aller Strafregister.

Dieser Prozess hilft Arbeitgebern, fundierte Entscheidungen über potenzielle Neueinstellungen zu treffen. Erfahren Sie, wie Sie KI-gestützte Hintergrundüberprüfungen kann diesen Prozess rationalisieren und genauere Ergebnisse liefern.

Was sind Beschäftigungshintergrundüberprüfungen?

Überprüfungen des Beschäftigungshintergrunds sind ein wichtiger Bestandteil des Einstellungsprozesses und werden häufig zur Überprüfung potenzieller Mitarbeiter eingesetzt. Diese Überprüfungen konzentrieren sich in der Regel auf die Bestätigung früherer Anstellungen, Ausbildung, Vorstrafen und anderer Vorstrafen, die für die Eignung eines Bewerbers für eine Stelle relevant sein können.

Es ist wichtig, dass sowohl Arbeitgeber als auch Bewerber sich während dieses Prozesses ihrer Rechte bewusst sind, wie in der Eidgenössische Handelskommission.

Warum sind Hintergrundüberprüfungen wichtig?

Bei einer Zuverlässigkeitsüberprüfung können Informationen über eine Person aufgedeckt werden, z. B. Beschäftigungsverlauf, Strafregister, Kredithistorie und mehr. Der Zweck der Überprüfung besteht darin, zu überprüfen, ob die Person die Person ist, für die sie sich ausgibt, potenzielle Konflikte oder eine Kombination aus beidem zu identifizieren.

Dieser Prozess hilft Arbeitgebern, die mit der Einstellung von Mitarbeitern verbundenen Risiken zu reduzieren, einen sichereren Arbeitsplatz zu gewährleisten und sensible Unternehmensinformationen zu schützen. Einige Aspekte der Bedeutung von Zuverlässigkeitsüberprüfungen:

• Reduzierung der Einstellungsrisiken: Stellt sicher, dass der Kandidat vertrauenswürdig und qualifiziert ist.
• Verbesserung der Sicherheit am Arbeitsplatz: Identifiziert jeden kriminellen Hintergrund, der eine Bedrohung darstellen könnte.
• Schutz von Unternehmensdaten: Hilft, den Zugriff auf vertrauliche Informationen durch nicht vertrauenswürdige Personen zu verhindern.
• Überprüfung der Bewerberinformationen: Bestätigt Angaben wie Ausbildung und beruflicher Werdegang, um zu vermeiden, dass aufgrund falscher Angaben Einstellungen eingestellt werden.
• Minderung rechtlicher und finanzieller Risiken: Stellt die Einhaltung der Branchenvorschriften sicher und reduziert die Haftung.

‍

Was beinhaltet eine Überprüfung des Beschäftigungshintergrunds?

Eine Überprüfung des Beschäftigungshintergrunds deckt je nach Berufsrolle und Branche eine Vielzahl von Details ab. Diese Überprüfungen dienen dazu, Informationen über die Identität, das Strafregister, den beruflichen Werdegang, die Kreditwürdigkeit und mehr einer Person zu überprüfen.

Zu den Zuverlässigkeitsüberprüfungen gehören viele Informationen zur Identität, zur Sozialversicherung, zu früheren Wohnsitzen, zur Vorstrafen, zum Beschäftigungsverlauf, zur Kreditwürdigkeit und zu den Fahrausweisen einer Person.

Die Bedeutung der einzelnen Aspekte kann je nach Position variieren. Beispielsweise kann in einer Position im Finanzmanagement der Schwerpunkt auf Bonitätsprüfungen liegen, während in einer Position, für die eine Berufszulassung erforderlich ist, der Schwerpunkt auf der Überprüfung von Qualifikationen liegt.

1. Überprüfung der Identität und Ausbildung

Die Überprüfung der Identität und Ausbildung eines Bewerbers ist entscheidend, um sicherzustellen, dass er der ist, für den er sich ausgibt, und die von ihm angegebenen Qualifikationen besitzt. Abweichungen in diesem Bereich können auf Betrug oder falsche Referenzen hindeuten.

Für Rollen, die fortgeschrittene Fähigkeiten oder wichtige Entscheidungen erfordern, eignen sich Tools zur Identitätsprüfung wie Verhaltensanalyse kann eingesetzt werden, um die Eignung des Kandidaten über seine Qualifikationen hinaus zu beurteilen.

Die Überprüfung des Bildungsverlaufs kann über Dienste wie die durchgeführt werden Nationales Clearinghouse für Studierende, um sicherzustellen, dass Abschlüsse und Zertifizierungen echt sind.

2. Überprüfung des kriminellen Hintergrunds

Mithilfe von Überprüfungen des kriminellen Hintergrunds können kriminelle Aktivitäten im Zusammenhang mit einem Kandidaten aufgedeckt werden. Für viele Organisationen, insbesondere in regulierten Branchen, ist dies ein wichtiger Schritt, um festzustellen, ob ein Kandidat ein Risiko für die Sicherheit am Arbeitsplatz oder die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften darstellen könnte.

Bleiben Sie konform mit dem Gesetz über faire Kreditauskünfte (FCRA) ist bei der Durchführung dieser Kontrollen von entscheidender Bedeutung, da es die Verwendung von Informationen über kriminelle Hintergründe bei Einstellungsentscheidungen regelt. Bestimmte Verbrechen können Personen von bestimmten Rollen ausschließen, insbesondere solche, die in den Bereichen Finanzen, Gesundheitswesen oder gefährdete Bevölkerungsgruppen zu tun haben.

3. Überprüfung des Beschäftigungsverlaufs

Die Überprüfung früherer Anstellungen ist einer der wichtigsten Aspekte einer Zuverlässigkeitsüberprüfung, da so sichergestellt wird, dass der Kandidat über die von ihm angegebenen Qualifikationen und Erfahrungen verfügt. Es ist üblich, dass Bewerber ihre Berufserfahrung übertreiben oder sogar verfälschen.

Studien legen nahe, dass 70% der Bewerber haben gelogen oder würde erwägen, in ihren Lebensläufen zu lügen, was die Notwendigkeit dieses Schritts hervorhebt. Die Überprüfung dieser Informationen hilft zu verhindern, dass jemand unter falschen Vorwänden eingestellt wird, und stellt sicher, dass der Kandidat wirklich für die Stelle qualifiziert ist.

4. Hintergrundüberprüfung der sozialen Medien

In den letzten Jahren hat das Screening in sozialen Medien als wesentlicher Bestandteil von Zuverlässigkeitsüberprüfungen an Bedeutung gewonnen. Die Online-Präsenz eines Kandidaten kann Einblicke in sein Verhalten, seine Werte und die Art und Weise geben, wie er möglicherweise mit Kollegen oder Kunden interagiert.

EIN Hintergrundüberprüfung in sozialen Netzwerken kann unangemessenes oder schädliches Verhalten wie diskriminierende Ausdrucksweise, Belästigung oder andere Handlungen, die den Ruf des Unternehmens beeinträchtigen könnten, zum Vorschein bringen. Es ermöglicht Arbeitgebern, sich über den Lebenslauf hinaus ein umfassenderes Bild von einem Bewerber zu machen.

5. Bonitätsprüfung (für bestimmte Rollen)

Bei Positionen, in denen es um Finanzmanagement, sensible Daten oder Entscheidungen auf hoher Ebene geht, kann eine Bonitätsprüfung Arbeitgebern helfen, die finanzielle Verantwortung und Stabilität eines Bewerbers einzuschätzen.

Eine schlechte Kredithistorie kann Bedenken hinsichtlich der Vertrauenswürdigkeit einer Person im Umgang mit Unternehmensgeldern oder Vermögenswerten aufkommen lassen.

Diese Art der Überprüfung ist besonders relevant für Positionen wie Buchhalter, Finanzmanager oder Rollen, in denen große Geldsummen bearbeitet werden müssen.

6. Überprüfung der Fahraufzeichnungen (falls zutreffend)

Für Rollen, die ein Fahren erfordern, wie z. B. Auslieferungsfahrer, Chauffeure oder Logistikpersonal, ist eine Überprüfung der Fahraufzeichnungen erforderlich. Diese Überprüfung bestätigt, ob der Kandidat über einen gültigen Führerschein verfügt, und stellt sicher, dass er über eine sichere Fahrhistorie verfügt.

Die Ergebnisse können Aufschluss über vergangene Verkehrsverstöße, DUIs oder Unfälle geben, die alle wichtig sind, um festzustellen, ob der Kandidat für die Stelle geeignet ist.

7. Professionelle Lizenzüberprüfung

Für bestimmte Positionen sind Berufslizenzen erforderlich, z. B. in den Bereichen Gesundheitswesen, Recht oder Ingenieurwesen. Durch die Überprüfung, ob ein Kandidat über die erforderlichen gesetzlichen Zertifizierungen verfügt, wird sichergestellt, dass er qualifiziert ist und rechtlich befugt ist, seine beruflichen Funktionen auszuüben.

Wenn Berufslizenzen nicht verifiziert werden, kann dies zu erheblichen rechtlichen und betrieblichen Risiken für ein Unternehmen führen. Dieser Schritt stellt auch sicher, dass die Lizenzen auf dem neuesten Stand sind und nicht abgelaufen oder widerrufen wurden.

8. Drogentests (falls erforderlich)

In Branchen, in denen Gesundheit und Sicherheit an erster Stelle stehen, sind Drogentests oft ein obligatorischer Bestandteil der Zuverlässigkeitsüberprüfung. Dies ist besonders häufig in Branchen wie dem Transportwesen, dem Baugewerbe oder dem Gesundheitswesen der Fall, wo Beeinträchtigungen zu gefährlichen Situationen führen können.

Arbeitgeber können Richtlinien für Drogentests einführen, um ein sicheres Arbeitsumfeld und die Einhaltung der Branchenvorschriften zu gewährleisten.

Wann führen Jobs Hintergrundüberprüfungen durch?

Zuverlässigkeitsüberprüfungen werden in der Regel in verschiedenen Phasen des Einstellungsprozesses durchgeführt. Einige Arbeitgeber führen möglicherweise eine Zuverlässigkeitsüberprüfung durch, nachdem ein an Bedingungen geknüpftes Angebot abgegeben wurde, während andere den Prozess möglicherweise zu einem früheren Zeitpunkt in der Überprüfungsphase einleiten.

Es ist wichtig, dass sich die Kandidaten bewusst sind, dass eine Zuverlässigkeitsüberprüfung jederzeit vor ihrer offiziellen Einstellung stattfinden kann.

So führen Sie eine Hintergrundüberprüfung für Unternehmen durch

Die Durchführung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung für Geschäftszwecke umfasst mehrere wichtige Schritte:

1. Verstehen Sie die gesetzlichen Anforderungen und Gesetze: Machen Sie sich mit den Gesetzen auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene zur Regelung von Zuverlässigkeitsüberprüfungen vertraut, einschließlich des Fair Credit Reporting Act (FCRA), um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und rechtliche Probleme zu vermeiden.
2. Wählen Sie einen seriösen Anbieter für Hintergrundüberprüfungen: Wählen Sie einen zuverlässigen Background-Screening-Service mit einem guten Ruf, positiven Bewertungen und relevanter Branchenerfahrung.
3. Definieren Sie, wonach gesucht werden soll: Identifizieren Sie die erforderlichen Hintergrundüberprüfungen auf der Grundlage der Rollen und der Branche. Zu den üblichen Überprüfungen gehören Strafregister, Beschäftigungsverlauf und Kreditauskünfte.
4. Erstellen Sie eine konsistente Richtlinie: Entwickeln Sie eine standardisierte Richtlinie, in der Ihr Verfahren zur Zuverlässigkeitsüberprüfung, die durchgeführten Überprüfungen, die Verwendung von Informationen und die Kriterien für die Disqualifikation detailliert beschrieben werden.
5. Bewerber benachrichtigen und deren Zustimmung einholen: Informieren Sie die Kandidaten über die Zuverlässigkeitsüberprüfung und holen Sie ihre schriftliche Zustimmung ein, bevor Sie den Prozess einleiten, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
6. Kommunizieren Sie die Erwartungen mit Bewerbern: Erläutern Sie den Prozess der Zuverlässigkeitsüberprüfung, einschließlich der Zeitpläne und möglicher Auswirkungen auf ihre Anwendung, klar und deutlich, um Vertrauen aufzubauen.
7. Bereiten Sie interne HR-Prozesse vor: Richten Sie Verfahren für den Umgang mit den Ergebnissen der Hintergrundüberprüfung ein und stellen Sie sicher, dass die Personalabteilung in diesen Prozessen geschult ist.
8. Plan für Nebenwirkungen (falls erforderlich): Erstellen Sie einen Plan für negative Maßnahmen, falls besorgniserregende Informationen bekannt werden, einschließlich der Benachrichtigung des Bewerbers und der Möglichkeit, Ungenauigkeiten anzufechten.
9. Daten sicher sichern und speichern: Implementieren Sie Datensicherheitsmaßnahmen zum Schutz vertraulicher Informationen, stellen Sie die Einhaltung der Vorschriften sicher und beschränken Sie den Zugriff auf autorisiertes Personal.
10. Kontinuierliche Überprüfung und Aktualisierung des Prozesses: Beurteilen und aktualisieren Sie regelmäßig Ihren Hintergrundüberprüfungsprozess, um rechtlichen und branchenspezifischen Änderungen Rechnung zu tragen.
11. Schulung für Personal- und Einstellungsteams: Bieten Sie Personal- und Einstellungsteams Schulungen zum Prozess der Zuverlässigkeitsüberprüfung, zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zum Umgang mit Daten an, um fundierte Einstellungsentscheidungen zu gewährleisten.

‍

So bereiten sich Mitarbeiter auf eine Zuverlässigkeitsüberprüfung vor

Kandidaten können auch proaktive Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass sie auf eine Zuverlässigkeitsüberprüfung vorbereitet sind:

1. Überprüfe deine Aufzeichnungen: Überprüfen Sie die Kriminalgeschichte, Kreditauskünfte und persönliche Aufzeichnungen auf Richtigkeit. Gehen Sie auf Unstimmigkeiten ein und seien Sie bereit, sie zu erklären.
2. Überprüfen Sie den Beschäftigungsverlauf und den Bildungshintergrund: Stellen Sie sicher, dass die Daten, Rollen, Abschlüsse und Zertifizierungen in Ihrem Lebenslauf mit überprüfbaren Informationen übereinstimmen.
3. Bereiten Sie sich auf Referenzprüfungen vor: Informieren Sie Ihre Referenzen im Voraus. Wählen Sie Referenzen aus, die positiv über Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen sprechen können.
4. Überprüfen Sie Ihre Social-Media-Präsenz: Stellen Sie sicher, dass Ihre Social-Media-Konten dem professionellen Image entsprechen, das Sie präsentieren möchten. Entfernen Sie unangemessene Inhalte und passen Sie die Datenschutzeinstellungen an.
5. Bereiten Sie sich auf das Drogentest und die Bonitätsprüfung vor (falls erforderlich): Seien Sie sich der Anforderungen für Drogentests oder Bonitätsprüfungen bewusst, insbesondere wenn die Stelle finanzielle Verantwortung beinhaltet.
6. Enthülle frühzeitig alle roten Fahnen: Wenn Sie vorbestraft sind oder Beschäftigungslücken haben, legen Sie diese frühzeitig im Einstellungsprozess offen und geben Sie den Kontext an.
7. Prüfen Sie Ihre Professional-Lizenzen: Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen professionellen Lizenzen gültig und aktuell sind.
8. Verstehen Sie Ihre Rechte zur Hintergrundüberprüfung: Informieren Sie sich über Ihre Rechte gemäß dem Fair Credit Reporting Act (FCRA) und bestreiten Sie alle gefundenen ungenauen Informationen.
9. Seien Sie bereit, Beschäftigungs- oder Bildungslücken zu erörtern: Haben Sie klare Erklärungen für etwaige Lücken in Ihrer Beschäftigungs- oder Bildungsgeschichte.
10. Stellen Sie sicher, dass Ihre persönlichen Daten korrekt sind: Vergewissern Sie sich, dass alle persönlichen Daten wie Name und Sozialversicherungsnummer korrekt sind, um Verzögerungen zu vermeiden.

Was Sie bei der Auswahl eines Hintergrund-Screening-Dienstes beachten sollten

Beachten Sie bei der Auswahl eines Anbieters für Hintergrunduntersuchungen Folgendes:

• Ruf und Erfahrung: Suchen Sie nach einem Anbieter mit einem guten Ruf und langjähriger Erfahrung in der Branche. Recherchieren Sie Kundenrezensionen, Testimonials und Fallstudien, um sicherzustellen, dass andere Unternehmen ihnen vertrauen.
• Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften: Der Screening-Service muss die einschlägigen Gesetze wie den Fair Credit Reporting Act (FCRA) und andere regionale Vorschriften einhalten. Dadurch wird sichergestellt, dass der Prozess der Zuverlässigkeitsüberprüfung rechtmäßig ist, und schützt sowohl Ihr Unternehmen als auch Ihre Kandidaten.
• Geschwindigkeit und Genauigkeit: Wählen Sie einen Anbieter, der schnelle Bearbeitungszeiten ohne Einbußen bei der Genauigkeit bietet. Verzögerungen können den Einstellungsprozess verlangsamen, aber es ist genauso wichtig, zuverlässige, umfassende Ergebnisse zu erzielen.
• Wirtschaftlichkeit: Vergleichen Sie die Preise zwischen Anbietern und denken Sie daran, dass die günstigste Option möglicherweise nicht immer das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Stellen Sie sicher, dass die Kosten dem Serviceniveau und der gebotenen Genauigkeit entsprechen.
• Angebotene Dienstleistungen: Berücksichtigen Sie die Breite der Dienstleistungen, die der Anbieter anbietet. Ein umfassender Anbieter sollte verschiedene Arten von Prüfungen anbieten, darunter Straf-, Beschäftigungs-, soziale Medien- und Bonitätsprüfungen, sodass Sie die Überprüfung an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen können.

Was verursacht eine rote Flagge bei einer Zuverlässigkeitsüberprüfung?

Bestimmte Ergebnisse können bei einer Zuverlässigkeitsüberprüfung für Warnsignale sorgen, darunter:

1. Strafrechtliche Verurteilungen: Jede Vorgeschichte schwerwiegender Straftaten, insbesondere solcher, die für den Arbeitsplatz relevant sind, wie Diebstahl oder Gewalt, kann für Arbeitgeber ein deutliches Warnsignal sein.
2. Diskrepanzen in der Beschäftigungs- oder Bildungsgeschichte: Inkonsistenzen zwischen dem, was ein Kandidat in seinem Lebenslauf behauptet, und dem, was durch Hintergrundüberprüfungen überprüft werden kann, können zu Bedenken hinsichtlich Ehrlichkeit und Integrität führen.
3. Negative Aktivitäten in sozialen Medien: Unangemessene oder besorgniserregende Beiträge in sozialen Medien können die wahrgenommene Professionalität und Eignung eines Bewerbers für die Stelle beeinträchtigen.
4. Schlechte Kredithistorie (für finanzielle Rollen): Eine Vorgeschichte finanzieller Verantwortungslosigkeit oder erheblicher Schulden kann Anlass zur Sorge geben, wenn es um Positionen geht, in denen es um Finanzmanagement oder Verantwortung geht.
5. Häufige Jobwechsel: Ein Muster kurzer Beschäftigungszeiten an mehreren Stellen kann auf mangelndes Engagement oder Schwierigkeiten bei der Anpassung an das Arbeitsumfeld hinweisen.
6. Beschäftigungslücken: Ungeklärte Lücken in der Beschäftigungsgeschichte können zu Fragen zur Zuverlässigkeit und Arbeitsmoral eines Bewerbers führen.
7. Negative Referenzen: Rückmeldungen von ehemaligen Arbeitgebern oder Kollegen, die durchweg negativ sind, können auf potenzielle Probleme mit dem Verhalten oder der Leistung eines Bewerbers hinweisen.

Wie lange dauert eine Hintergrundüberprüfung?

Die Dauer einer Zuverlässigkeitsüberprüfung hängt von mehreren Faktoren ab, darunter:

1. Umfang des Checks: Umfassendere Überprüfungen, die Vorstrafen, Kreditauskünfte und Beschäftigungsnachweise umfassen, werden natürlich länger dauern als einfachere Überprüfungen.
2. Effizienz des Anbieters: Verschiedene Unternehmen, die Hintergrunduntersuchungen durchführen, haben je nach ihren Prozessen und Ressourcen unterschiedliche Bearbeitungszeiten.
3. Geografische Faktoren: Schecks, für die eine Überprüfung in mehreren Bundesstaaten oder Ländern erforderlich ist, können aufgrund unterschiedlicher Gesetze und Bearbeitungszeiten länger dauern.
4. Antwortzeiten aus Quellen: Je nachdem, wie schnell frühere Arbeitgeber oder Bildungseinrichtungen auf Überprüfungsanfragen reagieren, kann es zu Verzögerungen kommen.

Die meisten Prüfungen dauern in der Regel zwischen einigen Tagen und einigen Wochen, wobei die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Standardschecks zwischen 3 und 10 Werktagen liegt.

Wie Ferretly Ihnen bei Ihrer Hintergrundüberprüfung hilft

Ferretly bietet KI-gestützte Lösungen für die Hintergrundüberprüfung die den Einstellungsprozess auf verschiedene Weise vereinfachen und verbessern:

1. Umfassendes Screening: Unsere Plattform führt umfangreiche Hintergrundüberprüfungen durch, die über herkömmliche Methoden hinausgehen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Daten berücksichtigt werden.
2. Schnellere Bearbeitungszeiten: Die Nutzung der KI-Technologie ermöglicht es uns, den Screening-Prozess zu rationalisieren, was im Vergleich zu manuellen Prüfungen oft zu schnelleren Bearbeitungszeiten führt.
3. Verbesserte Genauigkeit: KI reduziert menschliche Fehler und erhöht die Zuverlässigkeit der bei Zuverlässigkeitsüberprüfungen gesammelten Daten, sodass Arbeitgeber vertrauenswürdigere Einblicke erhalten.
4. Individuell anpassbare Lösungen: Ferretly ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse zur Hintergrundüberprüfung an ihre spezifischen Branchenbedürfnisse und Anforderungen anzupassen.
5. Benutzerfreundliche Oberfläche: Unsere Plattform ist benutzerfreundlich konzipiert und ermöglicht es HR-Teams, den Screening-Prozess reibungslos und effizient abzuwickeln.
6. Kontinuierliche Überwachung: Ferretly überwacht kontinuierlich den Werdegang der Kandidaten und informiert die Arbeitgeber nach dem ersten Screening über Änderungen oder Aktualisierungen.

Leitfaden zur Hintergrundüberprüfung — Häufig gestellte Fragen

1. Was zeigt eine Hintergrundüberprüfung?

Eine Zuverlässigkeitsüberprüfung kann Informationen über das Strafregister, den beruflichen Werdegang, die Ausbildung, die Kredithistorie und mehr eines Bewerbers enthüllen.

2. Führen alle Jobs Hintergrundüberprüfungen durch?

Nicht für alle Jobs sind Hintergrundüberprüfungen erforderlich, aber sie gehören in den meisten Branchen zum Standard, insbesondere in Bereichen, in denen es um sensible Informationen oder Sicherheitsbedenken geht.

‍